Gemeente Sint-Gillis vanaf 2018 volledig papierloos

De gemeentelijke administratie van de gemeente Sint-Gillis wil vanaf 2018 volledig zonder papier werken. De jaarlijkse 63.000 brieven, facturen en andere papieren die het behandelt, zullen volledig gedigitaliseerd worden. “We moeten een einde maken aan de papierverspilling en bureaucratische rompslomp voor medewerkers en burgers”, zegt schepen van Administratieve Vereenvoudiging Willem Stevens.

Het project vloeit voort uit het actieplan administratieve vereenvoudiging 2017-2022 dat door het gemeentebestuur werd goedgekeurd. Deze steunt op de doelstellingen van het plan voor administratieve vereenvoudiging 2015-2020 van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, beheerd door het agentschap EasyBrussels.

De gemeente behandelt jaarlijks een inkomende briefwisseling van zo’n 63.000 stukken, die bovendien vaak nog enkele keren worden gekopieerd. Met die enorme papierstroom wil de gemeente komaf maken.

'Scanroom'
Concreet betekent dat dat een brief, document of factuur die bij de gemeente binnenkomt, éénmalig zal worden gescand en vervolgens enkel nog digitaal gedeeld en verwerkt zal worden. Dat gebeurt allemaal in een “scanroom” door medewerkers die de nodige vorming daarvoor zullen krijgen. Het systeem zou ook moeten verhinderen dat documenten zouden verloren gaan.

Op termijn wil Sint-Gillis tot een volledig digitaal archief en heel wat open data komen. “We moeten een einde maken aan de papierverspilling en bureaucratische rompslomp voor medewerkers en burgers. Dit is een moderniseringsproject dat de basis legt voor een papierloze administratie,” zegt Willem Stevens (SP.A), schepen van Informatica, Administratieve vereenvoudiging en Duurzame Ontwikkeling.

Digitale kloof wordt niet uit het oog verloren
Toch moeten er in dit digitaliseringsproces steeds twee aandachtspunten in het oog gehouden worden. “Enerzijds is er het wettelijk kader: sommige dingen moeten nu eenmaal nog steeds op papier gezet worden. Ook privacyoverwegingen spelen hier een rol. Anderzijds is er ook nog steeds een digitale kloof: niet iedereen is even mee met de digitalisering, en die mensen zullen uiteraard nog steeds alle nodige informatie kunnen ontvangen. Onze loketten blijven open”, verduidelijkt Stevens.

Bevoegd staatssecretaris Fadila Laanan (PS) toont zich alvast tevreden met de pioniersrol die de gemeente speelt. “De stappen van Sint-Gillis betekenen een mooie vooruitgang. Ik hoop dat andere Brusselse gemeenten dit voorbeeld van administratieve vereenvoudiging zullen volgen”, klinkt het.